Система электронного документооборота в компании «АЭМ-технологии»

Проект создания системы управления документами в ком­пании «АЭМ-технологии» был одним из первых проектов на системе «1С:Документооборот». Развитие системы идёт уже более 6 лет. Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и под­раз­де­ле­ния «АЭМ-тех­но­ло­гии» и контролирует все процессы ор­га­ни­за­ци­он­ного до­ку­мен­то­о­борота. Сделан целый ряд ин­те­рес­ных дополнений и функ­ци­о­наль­ных находок: ис­поль­зо­ва­ние электронной подписи, тес­ти­ро­вание сотрудников и мо­ни­то­ринг проекта «Ценности Рос­а­то­ма». Интересны до­ра­бот­ки в подсистеме управления проектами, а также уни­каль­ная интеграция системы документооборота с внешней элек­тронной почтой. Масштаб использования системы уп­рав­ле­ния документами впечатляет: в системе за­ре­гис­три­ро­ва­но более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

---

Цели и задачи

Проект развивался в несколько этапов, и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:

• стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
• повышение исполнительская дисциплина, обеспечение контроля исполнения поручений и задач;
• сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
• автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.

---

Ситуация до старта проекта

Проблемы, с которыми сталкивалась компания «АЭМ-технологии» лдостаточно стандартны для любой распределеннйо окмпании с большим документооборотом;

• отсутствие стандартизации организационного документооборота;
• проблемы контроля исполнительской дисциплины и исполнения поручений и задач;
• достаточно большое время согласования документов, необходимость повышения скорости принятия управленческих решений.

Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы.

---

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• формирование и контроль исполнения служебных поручений;
• регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
• проведение закупочных процедур;
• согласование договоров с использованием типовых шаблонов;согласование технико-коммерческих предложений;
• составление и подписание авансовых отчётов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• приём и увольнение сотрудников.

Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач. Изменение основных показателей системы показано в таблице 1. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов показано в таблице 2. Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.

---

Результаты проекта

Сокращено кол-во неисполненных поручений×20

Сокращён срок согласования документов×5

Снижены свободные остатки на складах 20%

Снижено кол-во простоев оборудования 10%

Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и все процессы организационного документооборота. Оптимизированы бизнес-процессы, в том числе 31 сложный комплексный процесс: закупочные процедуры, подготовка и согласование технико-коммерческих предложений, претензионная деятельность, подпроцесс досогласования и электронные авансовые отчёты и т. д. Значительно сократилось время на выполнение рутинных операций, обеспечена прозрачность процессов, повышена управляемость и эффективность управленческой деятельности, сокращены сроки принятия управленческих решений.

Из количественных показателей:

• срок согласования документов сократился более чем в 5 раз;
• количество неисполненных поручений сократилось в 20 раз.

ИСТОЧНИК