Проект создания системы управления документами в компании «АЭМ-технологии» был одним из первых проектов на системе «1С:Документооборот». Развитие системы идёт уже более 6 лет. Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и контролирует все процессы организационного документооборота. Сделан целый ряд интересных дополнений и функциональных находок: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Интересны доработки в подсистеме управления проектами, а также уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой. Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.
Цели и задачи
Проект развивался в несколько этапов, и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:
- стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
- повышение исполнительская дисциплина, обеспечение контроля исполнения поручений и задач;
- сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
- автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
Оставьте заявку для консультации
Ситуация до старта проекта
Проблемы, с которыми сталкивалась компания «АЭМ-технологии» лдостаточно стандартны для любой распределеннйо окмпании с большим документооборотом;
- отсутствие стандартизации организационного документооборота;
- проблемы контроля исполнительской дисциплины и исполнения поручений и задач;
- достаточно большое время согласования документов, необходимость повышения скорости принятия управленческих решений.
Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.
Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы.
Архитектура решения и масштаб проекта
В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- формирование и контроль исполнения служебных поручений;
- регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- проведение закупочных процедур;
- согласование договоров с использованием типовых шаблонов;согласование технико-коммерческих предложений;
- составление и подписание авансовых отчётов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- приём и увольнение сотрудников.
Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач. Изменение основных показателей системы показано в таблице 1. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов показано в таблице 2. Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.
Результаты проекта
Сокращено кол-во неисполненных поручений×20
Сокращён срок согласования документов×5
Снижены свободные остатки на складах 20%
Снижено кол-во простоев оборудования 10%
Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и все процессы организационного документооборота. Оптимизированы бизнес-процессы, в том числе 31 сложный комплексный процесс: закупочные процедуры, подготовка и согласование технико-коммерческих предложений, претензионная деятельность, подпроцесс досогласования и электронные авансовые отчёты и т. д. Значительно сократилось время на выполнение рутинных операций, обеспечена прозрачность процессов, повышена управляемость и эффективность управленческой деятельности, сокращены сроки принятия управленческих решений.
Из количественных показателей:
- срок согласования документов сократился более чем в 5 раз;
- количество неисполненных поручений сократилось в 20 раз.
Другие кейсы

