Компания ООО «КОРС» завершила проект«Переход из конфигурации БГУ 1.0 в БИТ.ВУЗ 2.0 с переносом функционала» для Российского университета дружбы народов — университета, который входит в тройку лидеров среди российских вузов и обучает студентов из 160 стран мира.
Благодаря конвертации решили проблему создания единой информационной базы для получения коммерческой информации по договорной работе и взаимодействию со сторонними системами. Конфигурация «БИТ:Управление вузом» стала единой точкой получения управленческой отчетности по ведению коммерческой договорной работы в ФГАОУ ВО РУДН.
Перенос данных позволил сэкономить время на выполнении повседневных рутинных операций.
Российский университет дружбы народов сегодня входит в число лучших российских университетов мирового уровня.
Университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года постановлением Центрального Комитета КПСС и Совета Министров СССР.
22 февраля 1961 года Университету было присвоено имя Патриса Лумумбы — одного из символов борьбы народов Африки за независимость.
Что было нужно:
Ранее сотрудникам РУДН приходилось множество документов создавать вручную, используя для этого доработанную конфигурацию БГУ 1.0. Для оперативной работы требуется большой массив исторических данных. База данных участвовала в двухсторонних обменах с другими базами на платформе 1С и личным кабинетом студента на портале.
Основной сложностью для переноса было то, что в БИТ.ВУЗ отсутствовал функционал, необходимый сотрудникам коммерческого управления, в виде документов, отчетов и обработок. Кроме того, в БИТ.ВУЗ уже были и использовались свои справочники и другие типы данных, которые существенно отличались от используемых в БГУ 1.0, при этом данные должны были нелинейно сопоставиться при конвертации.
Также при переносе функциональности пришлось учитывать тот факт, что БГУ 1.0 использует простые формы, а в БИТ.ВУЗ формы управляемые.
Сотрудники коммерческого департамента РУДН нуждались в гибких настройках большого множества отчетов, которые когда-то были для них специально доработаны.
Требовалась интеграция информационной системы с мобильным приложением, разрабатываемым сторонней организацией.
Проведенные работы
Для решения поставленных задач:
– была создана проектная команда;
– внедрена разработка по технологии Scrum (ежедневные совещания, демонстрации, спринты и ретроспективы), принятие задач аналитиком;
– все приемо-сдаточные испытания велись по программе и методике испытаний, которая включала подготовку файлов проверки наличия данных и сопоставления;
– на этапе опытно-промышленной эксплуатации использовались автопроверка и ручная проверка процессов.
С помощью такого подхода командой был разработан недостающий функционал, аналогично тому, который существовал в БГУ1.0.
Также были перенесены все отчеты и обработки, заново настроена синхронизация с другими базами данных.
Для конвертации была выбрана конфигурация «1С:Предприятие 8. Типовая конфигурация. Конвертация данных 2.1».
Проект был выполнен за 1 год и 3 месяца и был разделен на двенадцать этапов.
На первом этапе осуществлялось предпроектное обследование, были проведены интервью с пользователями, составлен список требований к системе, схематизированы бизнес-процессы «Как есть» и «Как должно быть».
На втором этапе приступили к переносу функциональности, связанной с первичным бизнес-процессом коммерческого управления – фиксирование стоимости. Документ «Приказ о стоимости услуг» устанавливает стоимость образовательных программ по основным и дополнительным программам.
На третьем этапе переносили функциональность по бизнес-процессу зачисления абитуриентов на программы обучения. Оформление договора на обучение возможно через мобильное приложение, через многофункциональный центр, использующий 1С:Оператор, и непосредственно в коммерческом управлении.
Документ «Договор на обучение» используется при первичном поступлении, при восстановлении, при переводе из другого ВУЗа, при оформлении групповых трехсторонних договоров, при присоединении к договорам оферты. На этом этапе была модифицирована существующая в БИТ.ВУЗ форма счета за обучение.
Четвертым этапом был перенос функциональности по процессам, связанным с договорной работой. Были перенесены такие документы как «Дополнительное соглашение», содержащее 18 видов изменений договора, «Корректировка договора», «Закрытие договора», «Отмена закрытия договора», «Перенос денежных средств» в рамках одного договора и на другой договор, «Фиксирование пени», «Приостановка начисления пени».
Бизнес-процесс взаиморасчетов с контрагентами стал пятым этапом и касался «Заявления об отсрочке/рассрочке платежа» для изменения графика платежей по договору и отчетов для отслеживания задолженности, в т.ч. «Краткий отчет» из самого договора об обучении.
Шестым этапом завершался перенос бизнес-процессов, заключительным стало планирование через документ «Ввод плана приема» и отчеты, контролирующие исполнение плана приема.
Седьмой этап включал в себя подготовку БИТ.ВУЗ к интеграции с 1С:Оператор для доступа к информации о студентах при выписке документов.
Восьмым этапом переносили оставшиеся несколько десятков отчетов и обработки, которые специалисты коммерческого управления используют в своей деятельности.
На девятом этапе разрабатывались двухсторонний план обмена с БГУ 2.0, которая используется для ведения бухгалтерского учета, и методы синхронизации с мобильным приложением для студентов, разработанным сторонней компанией.
Десятым этапом стал масштабный перенос из БГУ 1.0 в БИТ.ВУЗ исторических данных за последние шесть лет по согласованному «Маппингу данных для переноса с помощью «1С:Предприятие 8. Типовая конфигурация. Конвертация данных 2.1».
Одиннадцатый этап – тестовая эксплуатация, включающая оперативную отработку замечаний.
Финальным двенадцатым этапом стала промышленная эксплуатация, в течение которой оказывалась полноценная поддержка пользователей.
В итоге проекта приемная кампания на 2023-2024 учебный год для коммерческого управления РУДН стартует уже в единой информационной базе.
Ключевые результаты проекта:
– Функционирует единая информационная база для получения коммерческой информации по договорной работе;
– Перенесены исторические данные с 2016 года, необходимые для оперативной работы;
– Оптимизирован двухсторонний обмен с другими базами данных;
– Сократились трудозатраты на оформление договорных документов;
– Настроен обмен с мобильным приложением для студентов.
Другие кейсы
