1С:Государственные и муниципальные закупки 8

«1С:Государственные и муниципальные закупки 8» — это программа, предназначенная для автоматизации всех этапов подготовки и проведения закупочного процесса. Внедрение этого решения позволит оптимизировать и упростить подготовку документов, принятие решений на разных этапах формирования и проведения закупок. Использование программы будет эффективным и для специалиста, готовящего документацию по проведению закупок, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников закупки.

Для информационной поддержки процесса управления закупками фирмой «1С» разработаны следующие программные продукты:

«1С:Государственные и муниципальные закупки 8» — программный продукт ориентирован на уполномоченные органы, специализированные организации, на крупных государственных или муниципальных заказчиков, предназначен для автоматизации процессов планирования, подготовки и проведения закупок;
Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» — программный продукт ориентирован на небольшие бюджетные, казенные, автономные учреждения, самостоятельно осуществляющие закупочную деятельность (планирование, подготовку, публикацию и проведение закупок) и предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и проведением закупок, а также мониторингом исполнения контрактов и договоров.

Программы разработаны в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса Российской Федерации, а также следующих федеральных законов:

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Основное отличие конфигурации «Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» от программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» заключается не в кардинальном сокращении набора функций, а в их упрощенной реализации и наличии новых функциональных возможностей (например, наличие мониторинга исполнения контрактов).

Назначение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8»

Государственные закупки — это важная и ответственная сфера деятельности, сопровождаемая сложными и трудоемкими процессами. Использование «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе планирования закупок, публикации извещений и закупочной документации, а также позволит определять поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с учетом всех требований законодательства.

Программа предназначена для применения:

государственными и муниципальными учреждениями разного уровня, закупочная деятельность которых регламентируется Федеральным законом № 44-ФЗ:
- главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
- органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по планированию и проведению закупок товаров, работ и услуг;
- специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по определению поставщиков (исполнителей, подрядчиков);
организациями и учреждениями, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ (государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, государственные корпорации)

Внедрение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения закупок — и для специалиста, готовящего документацию по проведению закупок, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников закупки.

Систематизация данных в виде структурированных документов и многократное использование занесенной в систему информации позволят снизить объем операторской нагрузки и повысить качество подготавливаемых документов. Это снизит сложность внесения изменений в готовую документацию (конкурсную, аукционную и прочую).

Применение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе планирования закупок, публикации извещений и закупочной документации и позволит проводить процедуры определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с учетом всех требований законодательства.

Особенности внедрения у заказчиков, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ

Федеральный закон № 223-ФЗ дает право каждой организации производить закупки любыми способами при условии, что порядок таких закупок закреплен в Положении о закупках организации. Положения о закупках сильно различаются — и по набору способов закупок и по порядку их проведения.

Очень важно понимать, что все нюансы закупочного процесса организаций, подпадающих под действие 223-ФЗ, учесть в типовом решении невозможно. Поэтому при внедрении потребуется активное участие партнеров в части доработки системы под особенности каждого клиента.

Возможности «1С:Государственных и муниципальных закупок 8»

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволяет автоматизировать все процессы, связанные с закупочной деятельностью: планирование, подготовку и проведение, последующие мониторинг и анализ. Внедрение этой программы в государственных и муниципальных учреждениях гарантирует правильную подготовку всей необходимой документации, защиту от ошибок ввода информации, а также сокращение трудозатрат на всех этапах процесса закупки.

Планирование закупок. В программе можно начать сбор плановых заявок подразделений и подведомственных учреждений, после чего сформировать план закупок. Также можно создавать заявки на закупку (закупки) на основании данных плана.

Подготовка закупок. После сбора заявок на закупку подразделений и подведомственных учреждений предусмотрено автоматическое формирование лотов заявки на основании плана-графика закупок. Закупки на основании заявок формируются в программе с указанием требований к участникам и критериев оценки заявок участников.

Проведение закупок. Закупки могут проводиться различными способами: через запрос предложений или запрос котировок, через конкурс (открытый, закрытый, двухэтапный, с ограниченным участием) или аукцион (в том числе в электронной форме), возможна закупка у единственного поставщика и иные способы в соответствии с 223-ФЗ. В программе реализована процедура предварительного отбора поставщиков, с последующей регистрацией, рассмотрением, оценкой заявок и формированием протоколов работы комиссии.

Информационное извещение. «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволяет формировать извещения и документацию о закупке, протоколы с использованием механизма настраиваемых шаблонов. Также в программе можно подготавливать сведения о заключенных контрактах и об исполнении (расторжении) контрактов.

Контроль и анализ. В программе имеются средства автоматизированного контроля, которые необходимы для анализа исполнения плана-графика закупок, оценки объемов закупок, осуществляемых отдельными способами. По результатам аналитической деятельности предусмотрено формирование статистической отчетности (форма 1-контракт, форма 1-закупки).

Обмен с единой информационной системой в сфере закупок. «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволяет выгружать на официальный общероссийский сайт zakupki.gov.ru план-график закупок, извещения о закупке, протоколы работы комиссии, сведения о заключенных контрактах и об исполнении (расторжении) контрактов. С сайта можно загружать протоколы, в том числе информацию об итогах проведения закупок.

Функциональность «1С:Государственных и муниципальных закупок 8»

Механизм настройки способов закупок

Организация, осуществляющая закупочную деятельность в рамках 223-ФЗ, вправе предусматривать в Положении о закупках свои способы определения поставщиков. Для возможности гибкой настройки способов закупок в конфигурации реализован конструктор, позволяющий:

настроить содержание описательной части закупки;
определить перечень стандартных и специфических требований к участникам закупок;
установить критерии и подкритерии оценки предложений и порядок их расчета;
выделить этапы проведения закупки, предусмотренные Положением о закупках;
настроить печатные формы документов.

Справочник продукции

В системе предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.

Можно вести учет закупаемой продукции в разрезе:

ОКПД 2 (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);
ОКВЭД 2 (общероссийский классификатор видов экономической деятельности).

Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции. В справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам. При этом формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно.

Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция», и при заполнении документов системы.

Поскольку в программе можно вести учет закупок товаров, работ и услуг нескольких заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей. Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы. Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные, введенные пользователями других учреждений.

Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.

Планирование закупок и формирование плана закупок, плана-графика закупок

В программном продукте реализован блок планирования закупок, который предоставляет пользователю следующие возможности:

сбор плановых заявок подразделений или подведомственных учреждений;
автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок;
автоматическое формирование плана-графика закупок на основании плана закупок;
автоматическое формирование закупки на основании строк плана-графика закупок;
формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

Подготовка и проведение закупок

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы закупок, регламентируемые федеральным законом № 44-ФЗ, такие как:

конкурс (открытый/закрытый конкурс, открытый/закрытый конкурс с ограниченным участием, открытый/закрытый двухэтапный конкурс, открытый/закрытый двухэтапный конкурс с ограниченным участием);
аукцион;
открытый аукцион в электронной форме;
запрос котировок;
запрос предложений;
предварительный отбор;
закупка у единственного поставщика.

В системе можно отразить все этапы подготовки и проведения процедуры определения поставщика (исполнителя, подрядчика) — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации сведений о закупках на Официальном сайте ЕИС.

Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.

Подготовка пакета документации. Всю необходимую документацию можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных:

извещение о проведении конкурса;
приглашение о принятии участия в аукционе;
извещение о проведении открытого аукциона в электронной форме;
извещение о проведении запроса котировок;
извещение о проведении запроса предложений;
извещение о проведении предварительного отбора;
извещение о проведении закупки у единственного поставщика;
конкурсная документация;
документация об аукционе;
документация об открытом аукционе в электронной форме;
документация о проведении запроса предложений

Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате docx. Для каждого типа документа — будь то извещение или закупочная документация, применяются встроенные шаблоны. При этом шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется. Система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант.

Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.

Регистрация, рассмотрение и оценка заявок участников

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками закупки на участие в конкурсе, аукционе, запросе предложений или запросе котировок.

По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием ее функциональных характеристик и цены. Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников закупки, а также регистрация отзывов заявок.

В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности, можно произвести детализированное рассмотрение заявки на:

наличие требуемых документов;
соответствие предоставленных документов требованиям;
соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика.

В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников закупки. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных.

Для количественных критериев оценки заявок участников закупки, установленных в конкурсной документации, расчет балльных оценок производится системой автоматически. Оценка заявок участников закупки по нечисленным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию (показателю критерия). Присвоение мест заявкам участников закупки производится автоматически.

Для отражения в системе процедуры проведения очного аукциона предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.

Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы различные виды протоколов. Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически. При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате docx. Для формирования протоколов используется механизм настраиваемых шаблонов, набор которых может быть расширен исходя из потребностей пользователей.

Регистрация контрактов. Программа предусматривает регистрацию первичных сведений о контрактах, заключенных по итогам проведения закупок, сведений об изменении контракта, а также сведений об исполнении контракта (этапа контракта) и сведений о расторжении контракта.

Отчеты и обмен информацией

Отчеты. Для оперативного мониторинга исполнения плана закупок в программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы отчеты, позволяющие оценить процент исполнения плана-графика на стадии проведения закупок и на стадии заключения контрактов.

Обмен с Единой информационной системой в сфере закупок в рамках 44-ФЗ (http://www.zakupki.gov.ru). Поддерживается выгрузка на сайт:

плана закупок;
плана-графика;
извещений о закупках;
сведений о контрактах;
сведений об исполнении (о расторжении) контрактов.

Поддерживается загрузка с сайта:

плана закупок;
реестровых номеров, номеров позиций, дат публикации позиций плана закупок;
плана-графика;
реестровых номеров, номеров позиций, дат публикации позиций плана-графика;
извещений;
реестровых номеров извещений;
итоговых протоколов;
сведений о контрактах;
реестровых номеров сведений о контрактах;
сведений об исполнении (о расторжении) контрактов.

Обмен с Единой информационной системой в сфере закупок в рамках 223-ФЗ (http://www.zakupki.gov.ru). Поддерживается выгрузка на сайт:

плана закупок;
извещений;
сведений о договорах;
сведений об исполнении (о расторжении) договоров;
сведений о договорах субподряда;
отчетности по договорам.

Поддерживается загрузка с сайта:

плана закупок;
реестровых номеров плана закупок;
внутренних идентификаторов плана закупок;
извещений;
реестровых номеров извещений;
внутренних идентификаторов извещений;
протоколов;
реестровых номеров протоколов;
итоговых протоколов;
сведений о договорах;
реестровых номеров сведений о договорах;
внутренних идентификаторов сведений о договорах;
сведений об исполнении (о расторжении) договоров.

Механизм согласования документов

В программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы принципы конвейерной обработки и применяется механизм согласования документов, который представлен:

системой состояний, позволяющей проводить последовательное согласование документов подразделениями заказчика при наличии четкой схемы визирования;
маршрутами согласования отдельных документов, необходимыми для детализации процедуры согласования конкретных документов, в случае отсутствия жестко установленной схемы визирования.

Система состояний. Предназначена для возможности идентификации этапа — (согласование, утверждение, рассмотрение), на котором в текущий момент находится тот или иной документ.

Переход между состояниями может производиться в двух режимах:

по решению пользователя — например, на стадии согласования и утверждения конкурсной документации, публикации информации о закупке на сайте и других;
автоматически — при регистрации в системе различных протоколов (вскрытия заявок, рассмотрения заявок) и их утверждении;

Возможности программы позволяют:

упорядочить процесс визирования и согласования документов;
производить переход между состояниями, как в автоматическом режиме, так и по решению пользователя;
производить контроль корректности заполнения документа при смене состояния;
привязать операции, производимые с документом, к определенным состояниям;
выполнять различные действия при выполнении перехода между состояниями;
производить настройку системы состояний под требования пользователей;
пользователям системы с правами администратора предоставлен механизм настройки системы состояний под потребности конкретного пользователя.

Система состояний хорошо подходит для отражения процесса взаимодействия учреждений, главных распорядителей, финансового и уполномоченного органов. Хорошо подходит для отражения процесса в небольшой организации, то есть там, где цепочка инстанций фиксирована, и настраивается однажды при внедрении. Но существуют организации, в которых одна закупка должна пройти через одних специалистов, а другая через других, и набор этих лиц определяется фактически на старте согласования. Для этого предназначены маршруты согласования документов.

Маршруты согласования отдельных документов. Маршрут согласования — это упорядоченный набор взаимосвязанных между собой этапов. Реализованный механизм позволяет полностью настроить маршрут в режиме предприятия. При этом настройки маршрутов никак не связаны со спецификой самих документов. Маршрут может быть настроен таким образом, что какие-то этапы будут выполняться последовательно, а какие-то параллельно. Для каждого документа в системе настраивается типовой маршрут, который может быть изменен в процессе согласования.

Для пользователей, участвующих в процессе согласования, разработан максимально простой и удобный интерфейс работы с документами, будь то протоколы или документы закупок. На форме отображается список только тех документов, которые данному сотруднику (пользователю) необходимо согласовать. Непосредственно из этой формы пользователь может открыть документ, согласовать или отклонить документ. После согласования/отклонения документ пропадет из списка.

Если в организации параллельно остается работа с документами в бумажном виде, и требуется видеть, на каком этапе находится согласование документа, а также оценить — кто задерживает процесс, то для таких целей в системе фиксируются дата и время, когда сотрудник приступил к согласованию, а также дата и время, когда сотрудник принял решение.

Контроль документов

Для уменьшения количества ошибок, допускаемых при вводе данных, и связанных с большими объемами вводимой информации и сложной структурой документов, в программе реализован механизм контроля документов.

Контроль можно выполнять в автоматическом режиме (при смене состояний документа) или принудительно по инициативе пользователя. В первом случае процедура контроля будет вызываться при изменении состояния документа (переходе в другое состояние).

Для информирования пользователя о случаях обнаружения системой некорректно введенных данных в программу включена система уведомлений. Так, если пользователь указал сроки проведения процедуры, с превышением пределов, регламентированных законом, или не заполнил обязательные реквизиты документа, на экран будет выведено окно со списком ошибок. При этом, щелкнув по строке, содержащей описание ошибки, можно перейти непосредственно к тому реквизиту документа, при заполнении которого была допущена ошибка.

Загрузка классификаторов

Программа предусматривает загрузку справочников и классификаторов:

бюджетных классификаторов (доходы, расходы, КОСГУ, источники финансирования дефицита бюджета);
ОКПД 2 (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);
ОКВЭД 2 (общероссийский классификатор видов экономической деятельности);
ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения);
классификатора БИК (справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации);
адресных классификаторов ФНС.