Томский государственный университет: особенности вузов и их ИТ-архитектура

Статья о продукте: 1С:Университет, 1С:Университет ПРОФ
Автор статьи: Олег Змеев, проректор по информатизации Томского государственного университета (ТГУ)
Источник: http://upr.ru/article/istorii-uspekha/1886.html

«Управляем предприятием»: Расскажите, пожалуйста, об особенностях построения информационных систем вузов. Насколько они отличаются от информационных систем в бизнесе?

Олег Змеев: Автоматизация вуза — это крайне сложная задача. Как правило, она намного более многомерная, чем автоматизация бизнеса. Хотя бы исходя из того, что у вузов на порядок больше «измерений», которые приходится учитывать.

Во-первых, Томский государственный университет — государственное бюджетное учреждение со всеми вытекающими последствиями. Наши основные процессы — это не бизнес-процессы в привычном понимании. Три ключевых направления работы вуза — образование, наука и инновации; это не классический бизнес, работа вуза накладывает много разного рода регламентных и прочих ограничений.

Большинство задач, которые нам сейчас приходится решать, требуют оперативного реагирования. Мы живем в эпоху ИТ, но количество бумаг, которые приходится готовить и предоставлять, почему-то постоянно растёт. Вот например: высшее образование переходит на новые стандарты. Казалось бы, новые стандарты дают больше свободы. Однако через некоторое время под этими стандартами появляются регламентные документы, которые эту свободу ограничивают. Так что в целом административно-бюрократическое давление на вузы, наоборот, увеличилось. Как говорил известный премьер: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».

Второе измерение — временно́е, здесь существуют некоторые традиционные нестыковки. Например, учебный год начинается с первого сентября, а финансовый — с первого января, из-за чего возникают различные проблемы.

Третье измерение — это сложность деятельности. Вузы бывают разные: есть попроще, где все процессы стандартны, существует один образовательный процесс, одинаковый на всех факультетах. Чаще всего это инженерные и профильные вузы. А в классическом широкопрофильном университете, как ТГУ, набор специальностей слишком разнообразен, здесь нет универсального «лекала» для учебного процесса. Вряд ли можно загнать в рамки единого шаблона процессы Институт искусств и культуры, где готовят певцов, дирижеров, музыкантов, и радиофизический факультет или Институт военного образования, который выпускает офицеров.

Кроме того, мы ведём не только образовательную, научную и инновационную деятельности, у нас большая инфраструктура. Существуют крупные службы обеспечения жизнедеятельности университета, ведь студенты не только учатся, но и заселяются в общежитие, питаются и т. п.

В итоге мы получаем не один объект автоматизации, а их совокупность.

— И это не считая сложностей внешних условий…

— Именно. На всё это накладываются условия проекта «5 — 100» 2. Задача проекта «5 — 100» — из хороших российских вузов сделать хорошие мировые вузы. И это серьёзный вызов! Томский государственный университет входит в семёрку лидеров среди вузов России, но если мы хотим конкурировать в мировом пространстве, то мало быть просто хорошим российским вузом. В рейтинге университетов мира Quacquarelli Symonds ТГУ — второй вуз из «5 — 100», впереди только Новосибирский государственный университет. Причём за последние четыре года в этом общемировом рейтинге мы шагнули с места за 500 до 323-го – это весомая динамика!Автоматизация вуза — это крайне сложная задача. Она намного более многомерная, чем автоматизация бизнеса: у вузов на порядок больше «измерений», которые приходится учитывать.

И надо учитывать, что эта динамика достигнута в условиях жесточайшего дефицита бюджета. Сравните бюджеты университетов Германии, Франции, Китая и наши… Мы говорим о развитии единой информационной среды, но не бюджетируем расходы на это, в бюджетах вузов оно не заложено. Фактически вузы строят информационные системы за счёт тех денег, которые зарабатывают, а с учётом текущей демографической ситуацией в стране — это дорого. И я с трудом представляю, как мои коллеги из вузов, которые не имеют дополнительного финансирования по проекту «5 — 100», решают подобные задачи.

— То есть перед нами кризисный вариант решения сложнейшей задачи с минимальными ресурсами? К слову, нередко встречающийся российский вариант.

– Абсолютно верно. Но и это ещё не всё. Другой важный фактор — изменчивость системы управления. Наши процессы меняются быстро, почти моментально. Это справедливо и для науки, и для образования, и для инноваций. Дело в том, что правильных решений по построению системы управления университетом нет, практики лучших университетов нередко не подходят нам. Например, в прошлом году наш вуз проходил аккредитацию. Когда к нам приехали эксперты, они очень удивились тому, что образовательная программа может не принадлежать факультету или институту. А для нас это уже устоявшаяся практика: у нас есть образовательные программы, которые существуют в виде отдельной структурной единицы, отдельного центра финансовой ответственности (например, междисциплинарная программа).

Мы не знаем целевую картину процессов и вынуждены находить собственные решения для управления. В результате практически все вузы программы «5 — 100» экспериментируют (в рамках законодательных ограничений).

Занимаясь автоматизацией некоторого процесса, мы его, конечно же, реструктурируем, документируем, вставляем точки расширения. Однако только после его автоматизации и начала работы в соответствующей системе, мы понимаем, что должно происходить внутри этого процесса. И далее идут изменения процесса, в том числе и регламентные. Например, вуз занимался автоматизацией рекрутинга иностранных бакалавров, и вдруг мы обнаружили, что наше текущее положение о приёме не позволяет набирать иностранных бакалавров. Изменения в процессе рекрутинга плюс изменения в положении и регламентных документах — это циклический процесс, который идёт перманентно. Изменчивость системы и практик управления очень высока.

— Давайте перейдем к вопросам автоматизации и построения системы управления. Как, с учётом всех перечисленных выше факторов, на ваш взгляд, правильно подходить к этому вопросу?

— Исходя из различий в направлениях деятельности вуза и других измерений, мы используем следующий подход: создаём систему управления вузом как некую мозаику, но на единой платформе. До старта проекта ИТ-ландшафт Томского государственного университета представлял собой классический вариант «лоскутной» информатизации с массой информационных систем, которые создавались в разное время и разными людьми. Последние четыре года мы последовательно идём от «лоскутной» автоматизации к единым инфраструктурным и архитектурным решениям, но при этом оставляем большое пространство для гибкости. Выделяются те системы, которые характерны для всех (например, кадровый студенческий документооборот), но при этом предоставляется широкая автономия в тех процессах, где это логично и правильно.

В качестве платформы не только для финансового учёта, но и для кадров, студентов, образовательных процессов и документооборота, мы используем программное решение «1С:Университет» и платформу «1С:Предприятие», три года развиваем систему на основе связки продуктов «1С».Важный фактор — изменчивость системы управления. Наши процессы меняются быстро, почти моментально. Мы не знаем целевую картину процессов и вынуждены находить собственные решения.

— Почему вы остановили выбор именно на «1С:Университет»?

— Существуют западные ERP-системы для вузов, но для нас они слишком дороги. А «1С» хорошо себя зарекомендовала как поставщик качественных решений за разумные деньги. Кроме того, набор продуктов на одной технологической платформе, который существует у «1С», — это именно то, что нам нужно. И хотя компания «1С» вышла на рынок автоматизации для образовательных учреждений всего четыре года назад и «1С:Университет» — совсем «свежий» продукт, мы пошли по этому пути.

— Как сегодня выглядит прикладная архитектура ТГУ?

— Как я уже говорил, изначально было решено, что информационная система будет комплексом из продуктов «1С». В настоящий момент в ТГУ работают три основных продукта: «1С:Университет», где сейчас реализовано движение студенческого контингента, система электронного документооборота «1С:Документооборот» и система кадрового учёта на «1С:Зарплата и кадры». А также некоторое количество вспомогательных систем: «1С:CRM» для рекрутинга иностранных абитуриентов и «1С:Паспортный стол» для учёта студентов в общежитии.

При создании информационной системы мы двигаемся последовательно и эволюционно, поэтому решение «1С:Университет» внедряем по модулям. Внедрение каждого модуля влечёт за собой множество последствий по всей инфраструктуре, даже если информационная система полностью построена на продуктах «1С». Переход на новую ИТ-систему — это обучение, переподготовка, замена кадров и ещё целый ряд изменений. Например, при внедрении новой кадровой системы необходимо менять личные страницы сотрудников и личные кабинеты. Автоматизируя какой-либо участок, мы должны переделать сервисы, которые берут из него информацию. У нас есть план развития информационной системы, но параллельно приходится решать и другие насущные задачи. Например, в этом году мы внедрили электронную подпись для всех сотрудников университета, а это регламенты, документы, изменение зоны ответственности. Более того, электронная подпись — это ещё и изменение культуры доверия, что психологически меняет людей. На всё это нужно время.

— Ядро вашей информационной системы — «1С:Университет». Насколько это решение отвечает сложной задаче автоматизации вуза?

— Учитывая специфику образовательной деятельности, не думаю, что в ближайшем будущем удастся получить типовое решение для автоматизации вузов. На мой взгляд, «1С:Университет» должно быть не готовым решением, а платформой и конструктором. Конечно, хорошо, что существует «1С:Университет». Но мне кажется неоптимальным, что разработчики постарались сразу охватить все основные направления деятельности вуза. В решении «1С:Университет» сейчас есть всё — начиная от образовательного процесса и заканчивая управлением кампусом. Однако проработка отдельных участков отнюдь не одинакова. Одни модули разработаны отлично, например, модуль «Приемная комиссия» — его можно внедрять как типовую тиражную систему. А вот другие проработаны менее глубоко. Конечно, в информационной системе университета все эти подсистемы должны быть, но столь сложный продукт нельзя сделать сразу. Понятно, что есть ограничения по ресурсам разработки продукта. Сегодня, если вы начинаете серьезно заниматься каким-нибудь неклассическим модулем, обязательно придётся доработать много моментов.

Поэтому, на мой взгляд, логичнее было бы делать «1С:Университет» как конструктор, из отдельных блоков, чтобы он имел модульную структуру: единая шина и большое количество модулей, подсоединённых к ней. Тем более что у «1С» есть хорошее решение, которым мы пользуемся именно в качестве шины — механизм обмена данными между конфигурациями «1С». Тогда это решение можно было бы и мозаично внедрять, и эволюционно относительно безболезненно наращивать.Не думаю, что в ближайшем будущем удастся получить типовое решение для автоматизации вузов. На мой взгляд, «1С:Университет» должно быть не готовым решением, а платформой и конструктором.

Хорошо, что возникло сообщество разработчиков «1С:Университет», появились форумы и блоги, посвящённые именно специфике ИТ в вузе. Примерно так же, как в своё время возникло сообщество разработчиков системы «1С:Торговля». Такое сообщество быстро реагирует на изменения: например, после перехода на новые интерфейсы в сообществе вскоре появились решения, которые делают некоторые возможности более удобными и гибкими. Например, личный кабинет студента с мобильной версией — удобно сделано и студентам необходимо.

— Поделитесь результатами вашего подхода. Что вам даёт использование платформенного подхода и «1С:Университет»?

– Переход на единую платформу информационной системы университета даёт множество плюсов.

Во-первых, у нас нет проблем с проверяющими органами. Мы сразу получили стандартизованное решение, удовлетворяющее всем требованиям российского законодательства в области регламентного учёта и отчётности.

Во-вторых, «1С» обеспечивает быстрое реагирование на изменения различного рода регламентных документов. «1С» вообще славится тем, что нередко знает о появлении каких-то запросов ещё до того момента, когда они возникнут. Мы должны реагировать на эти запросы в режиме реального времени, а без такой поддержки это иногда невозможно (например, если это не было заложено в структуре данных).

В-третьих, зачастую, когда запускаются централизованные системы, они не выдерживают нагрузки. А разработчики «1С» хорошо знают специфику регламентных задач и работают с ними на уровне производительности системы.

В-четвёртых, мы всегда можем проконсультироваться по каким-то вопросам, которые не связаны непосредственно с решениями, но важны для нас. Например, как делать неквалифицированную ЭЦП.

Таким образом, у нас есть надёжный партнёр, который снимает с наших плеч массу серьёзных проблем. «1С» гарантирует, что наши решения защищены как с регламентно-законодательной точки зрения, так и с точки зрения производительности.

* * *

Во второй части интервью мы поговорим о работе с пользователями и поставщиками услуг по внедрению и доработке систем, о привлечении студентов, а также о результатах, которых удалось достичь ТГУ.