Вернуться к списку новостей

Томский государственный университет: особенности вузов и их ИТ-архитектура

Статья о продукте: 1С:Университет, 1С:Университет ПРОФ
Автор статьи: Олег Змеев, проректор по информатизации Томского государственного университета (ТГУ)
Источник: http://upr.ru/article/istorii-uspekha/1886.html

«Управляем предприятием»: Расскажите, пожалуйста, об особенностях построения информационных систем вузов. Насколько они отличаются от информационных систем в бизнесе?

Олег Змеев: Автоматизация вуза — это крайне сложная задача. Как правило, она намного более многомерная, чем автоматизация бизнеса. Хотя бы исходя из того, что у вузов на порядок больше «измерений», которые приходится учитывать.

Во-первых, Томский государственный университет — государственное бюджетное учреждение со всеми вытекающими последствиями. Наши основные процессы — это не бизнес-процессы в привычном понимании. Три ключевых направления работы вуза — образование, наука и инновации; это не классический бизнес, работа вуза накладывает много разного рода регламентных и прочих ограничений.

Большинство задач, которые нам сейчас приходится решать, требуют оперативного реагирования. Мы живем в эпоху ИТ, но количество бумаг, которые приходится готовить и предоставлять, почему-то постоянно растёт. Вот например: высшее образование переходит на новые стандарты. Казалось бы, новые стандарты дают больше свободы. Однако через некоторое время под этими стандартами появляются регламентные документы, которые эту свободу ограничивают. Так что в целом административно-бюрократическое давление на вузы, наоборот, увеличилось. Как говорил известный премьер: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».

Второе измерение — временно́е, здесь существуют некоторые традиционные нестыковки. Например, учебный год начинается с первого сентября, а финансовый — с первого января, из-за чего возникают различные проблемы.

Третье измерение — это сложность деятельности. Вузы бывают разные: есть попроще, где все процессы стандартны, существует один образовательный процесс, одинаковый на всех факультетах. Чаще всего это инженерные и профильные вузы. А в классическом широкопрофильном университете, как ТГУ, набор специальностей слишком разнообразен, здесь нет универсального «лекала» для учебного процесса. Вряд ли можно загнать в рамки единого шаблона процессы Институт искусств и культуры, где готовят певцов, дирижеров, музыкантов, и радиофизический факультет или Институт военного образования, который выпускает офицеров.

Кроме того, мы ведём не только образовательную, научную и инновационную деятельности, у нас большая инфраструктура. Существуют крупные службы обеспечения жизнедеятельности университета, ведь студенты не только учатся, но и заселяются в общежитие, питаются и т. п.

В итоге мы получаем не один объект автоматизации, а их совокупность.

— И это не считая сложностей внешних условий…

— Именно. На всё это накладываются условия проекта «5 — 100» 2. Задача проекта «5 — 100» — из хороших российских вузов сделать хорошие мировые вузы. И это серьёзный вызов! Томский государственный университет входит в семёрку лидеров среди вузов России, но если мы хотим конкурировать в мировом пространстве, то мало быть просто хорошим российским вузом. В рейтинге университетов мира Quacquarelli Symonds ТГУ — второй вуз из «5 — 100», впереди только Новосибирский государственный университет. Причём за последние четыре года в этом общемировом рейтинге мы шагнули с места за 500 до 323-го – это весомая динамика!Автоматизация вуза — это крайне сложная задача. Она намного более многомерная, чем автоматизация бизнеса: у вузов на порядок больше «измерений», которые приходится учитывать.

И надо учитывать, что эта динамика достигнута в условиях жесточайшего дефицита бюджета. Сравните бюджеты университетов Германии, Франции, Китая и наши… Мы говорим о развитии единой информационной среды, но не бюджетируем расходы на это, в бюджетах вузов оно не заложено. Фактически вузы строят информационные системы за счёт тех денег, которые зарабатывают, а с учётом текущей демографической ситуацией в стране — это дорого. И я с трудом представляю, как мои коллеги из вузов, которые не имеют дополнительного финансирования по проекту «5 — 100», решают подобные задачи.

— То есть перед нами кризисный вариант решения сложнейшей задачи с минимальными ресурсами? К слову, нередко встречающийся российский вариант.

– Абсолютно верно. Но и это ещё не всё. Другой важный фактор — изменчивость системы управления. Наши процессы меняются быстро, почти моментально. Это справедливо и для науки, и для образования, и для инноваций. Дело в том, что правильных решений по построению системы управления университетом нет, практики лучших университетов нередко не подходят нам. Например, в прошлом году наш вуз проходил аккредитацию. Когда к нам приехали эксперты, они очень удивились тому, что образовательная программа может не принадлежать факультету или институту. А для нас это уже устоявшаяся практика: у нас есть образовательные программы, которые существуют в виде отдельной структурной единицы, отдельного центра финансовой ответственности (например, междисциплинарная программа).

Мы не знаем целевую картину процессов и вынуждены находить собственные решения для управления. В результате практически все вузы программы «5 — 100» экспериментируют (в рамках законодательных ограничений).

Занимаясь автоматизацией некоторого процесса, мы его, конечно же, реструктурируем, документируем, вставляем точки расширения. Однако только после его автоматизации и начала работы в соответствующей системе, мы понимаем, что должно происходить внутри этого процесса. И далее идут изменения процесса, в том числе и регламентные. Например, вуз занимался автоматизацией рекрутинга иностранных бакалавров, и вдруг мы обнаружили, что наше текущее положение о приёме не позволяет набирать иностранных бакалавров. Изменения в процессе рекрутинга плюс изменения в положении и регламентных документах — это циклический процесс, который идёт перманентно. Изменчивость системы и практик управления очень высока.

— Давайте перейдем к вопросам автоматизации и построения системы управления. Как, с учётом всех перечисленных выше факторов, на ваш взгляд, правильно подходить к этому вопросу?

— Исходя из различий в направлениях деятельности вуза и других измерений, мы используем следующий подход: создаём систему управления вузом как некую мозаику, но на единой платформе. До старта проекта ИТ-ландшафт Томского государственного университета представлял собой классический вариант «лоскутной» информатизации с массой информационных систем, которые создавались в разное время и разными людьми. Последние четыре года мы последовательно идём от «лоскутной» автоматизации к единым инфраструктурным и архитектурным решениям, но при этом оставляем большое пространство для гибкости. Выделяются те системы, которые характерны для всех (например, кадровый студенческий документооборот), но при этом предоставляется широкая автономия в тех процессах, где это логично и правильно.

В качестве платформы не только для финансового учёта, но и для кадров, студентов, образовательных процессов и документооборота, мы используем программное решение «1С:Университет» и платформу «1С:Предприятие», три года развиваем систему на основе связки продуктов «1С».Важный фактор — изменчивость системы управления. Наши процессы меняются быстро, почти моментально. Мы не знаем целевую картину процессов и вынуждены находить собственные решения.

— Почему вы остановили выбор именно на «1С:Университет»?

— Существуют западные ERP-системы для вузов, но для нас они слишком дороги. А «1С» хорошо себя зарекомендовала как поставщик качественных решений за разумные деньги. Кроме того, набор продуктов на одной технологической платформе, который существует у «1С», — это именно то, что нам нужно. И хотя компания «1С» вышла на рынок автоматизации для образовательных учреждений всего четыре года назад и «1С:Университет» — совсем «свежий» продукт, мы пошли по этому пути.

— Как сегодня выглядит прикладная архитектура ТГУ?

— Как я уже говорил, изначально было решено, что информационная система будет комплексом из продуктов «1С». В настоящий момент в ТГУ работают три основных продукта: «1С:Университет», где сейчас реализовано движение студенческого контингента, система электронного документооборота «1С:Документооборот» и система кадрового учёта на «1С:Зарплата и кадры». А также некоторое количество вспомогательных систем: «1С:CRM» для рекрутинга иностранных абитуриентов и «1С:Паспортный стол» для учёта студентов в общежитии.

При создании информационной системы мы двигаемся последовательно и эволюционно, поэтому решение «1С:Университет» внедряем по модулям. Внедрение каждого модуля влечёт за собой множество последствий по всей инфраструктуре, даже если информационная система полностью построена на продуктах «1С». Переход на новую ИТ-систему — это обучение, переподготовка, замена кадров и ещё целый ряд изменений. Например, при внедрении новой кадровой системы необходимо менять личные страницы сотрудников и личные кабинеты. Автоматизируя какой-либо участок, мы должны переделать сервисы, которые берут из него информацию. У нас есть план развития информационной системы, но параллельно приходится решать и другие насущные задачи. Например, в этом году мы внедрили электронную подпись для всех сотрудников университета, а это регламенты, документы, изменение зоны ответственности. Более того, электронная подпись — это ещё и изменение культуры доверия, что психологически меняет людей. На всё это нужно время.

— Ядро вашей информационной системы — «1С:Университет». Насколько это решение отвечает сложной задаче автоматизации вуза?

— Учитывая специфику образовательной деятельности, не думаю, что в ближайшем будущем удастся получить типовое решение для автоматизации вузов. На мой взгляд, «1С:Университет» должно быть не готовым решением, а платформой и конструктором. Конечно, хорошо, что существует «1С:Университет». Но мне кажется неоптимальным, что разработчики постарались сразу охватить все основные направления деятельности вуза. В решении «1С:Университет» сейчас есть всё — начиная от образовательного процесса и заканчивая управлением кампусом. Однако проработка отдельных участков отнюдь не одинакова. Одни модули разработаны отлично, например, модуль «Приемная комиссия» — его можно внедрять как типовую тиражную систему. А вот другие проработаны менее глубоко. Конечно, в информационной системе университета все эти подсистемы должны быть, но столь сложный продукт нельзя сделать сразу. Понятно, что есть ограничения по ресурсам разработки продукта. Сегодня, если вы начинаете серьезно заниматься каким-нибудь неклассическим модулем, обязательно придётся доработать много моментов.

Поэтому, на мой взгляд, логичнее было бы делать «1С:Университет» как конструктор, из отдельных блоков, чтобы он имел модульную структуру: единая шина и большое количество модулей, подсоединённых к ней. Тем более что у «1С» есть хорошее решение, которым мы пользуемся именно в качестве шины — механизм обмена данными между конфигурациями «1С». Тогда это решение можно было бы и мозаично внедрять, и эволюционно относительно безболезненно наращивать.Не думаю, что в ближайшем будущем удастся получить типовое решение для автоматизации вузов. На мой взгляд, «1С:Университет» должно быть не готовым решением, а платформой и конструктором.

Хорошо, что возникло сообщество разработчиков «1С:Университет», появились форумы и блоги, посвящённые именно специфике ИТ в вузе. Примерно так же, как в своё время возникло сообщество разработчиков системы «1С:Торговля». Такое сообщество быстро реагирует на изменения: например, после перехода на новые интерфейсы в сообществе вскоре появились решения, которые делают некоторые возможности более удобными и гибкими. Например, личный кабинет студента с мобильной версией — удобно сделано и студентам необходимо.

— Поделитесь результатами вашего подхода. Что вам даёт использование платформенного подхода и «1С:Университет»?

– Переход на единую платформу информационной системы университета даёт множество плюсов.

Во-первых, у нас нет проблем с проверяющими органами. Мы сразу получили стандартизованное решение, удовлетворяющее всем требованиям российского законодательства в области регламентного учёта и отчётности.

Во-вторых, «1С» обеспечивает быстрое реагирование на изменения различного рода регламентных документов. «1С» вообще славится тем, что нередко знает о появлении каких-то запросов ещё до того момента, когда они возникнут. Мы должны реагировать на эти запросы в режиме реального времени, а без такой поддержки это иногда невозможно (например, если это не было заложено в структуре данных).

В-третьих, зачастую, когда запускаются централизованные системы, они не выдерживают нагрузки. А разработчики «1С» хорошо знают специфику регламентных задач и работают с ними на уровне производительности системы.

В-четвёртых, мы всегда можем проконсультироваться по каким-то вопросам, которые не связаны непосредственно с решениями, но важны для нас. Например, как делать неквалифицированную ЭЦП.

Таким образом, у нас есть надёжный партнёр, который снимает с наших плеч массу серьёзных проблем. «1С» гарантирует, что наши решения защищены как с регламентно-законодательной точки зрения, так и с точки зрения производительности.

* * *

Во второй части интервью мы поговорим о работе с пользователями и поставщиками услуг по внедрению и доработке систем, о привлечении студентов, а также о результатах, которых удалось достичь ТГУ.

Другие новости

27.02.2023
Хобби современных ИТ руководителей
По результатам опросов порталов вакансий, самым популярным увлечением современных успешных мужчин является бег. Наступает день, когда просто бегать становится не так интересно и хочется совершить значимый поступок. Например, пробежать полумарафон и сделать большой шаг в саморазвитии. Ведь финишировать на полумарафоне...
03.02.2023
Переход с SAP на 1С: к чему готовиться? Подводные камни и решения
Ранее мы рассмотрели ситуации, в которых внедрение «1С:ERP» становится неотложной задачей. Пришло время подробнее изучить самый злободневный сценарий — переход с SAP. Кто сейчас переходит с SAP? Первая волна миграции с SAP на 1С уже спала. Часть компаний успела осуществить...

Оставьте заявку для консультации