Переход на 1С ERP – муки выбора или как получить лучший результат?

Автор Исаев Вадим. Источник

Переход на 1С ERP – какие возможны варианты?

Если поставить себя на место менеджера, которому руководство компании поручило изучить вопрос с покупкой и внедрением «1C:ERP Управление предприятием» (далее – ERP), то в этом случае возможны следующие варианты действий:

• собрать команду из своих сотрудников (IT-персонал, программисты, аналитики) и осуществить процесс подготовки и внедрения исключительно своими силами;
• обратиться к «своему» поставщику программ 1С и поручить ему полностью разработку и реализацию проекта внедрения;
• организовать конкурс и выбрать самого щедрого на обещания или дешевого по цене;
• зайти на сайт 1С и из внушительного списка компаний – франчайзи выбрать самых опытных, которые внедряли ERP словно «арбузы выращивали», «в больших количествах и крупных размеров»;
• можно улучшить поиск и выбрать поставщиков, которые внедряли ERP в компаниях «родной» сферы деятельности;
• самые «умные и продвинутые» наберут в поиске Яндекса «внедрение 1C ERP» и изучат предложения и сайты компаний из первой двадцатки и Яндекс директ.

 Естественно в этом списке присутствует определенная ирония, но давайте действительно проанализируем механизмы того, как принимаются решения по внедрению ERP. И выделим главные факторы, влияющие на это.

А всем ли нужны ERP системы?

Фирма 1С: позиционирует ERP как универсальное решение, предназначенное в первую очередь производственным предприятиям. Понятно, что не каждая компания должна использовать ERP систему, многое зависит от её размеров и специфики. Многие бизнесы, например, банки и розничная торговля, имеют свой особый мир программных решений, отличный от архитектуры ERP.

Производственно-торговым стартапам, на начальный период и при наличии несложных технологий, можно порекомендовать использование “1С:Управление нашей фирмой” (УНФ) совместно с “1С:Бухгалтерия”. Крупным торговым оптовым фирмам, не планирующим иметь своё производство, будет достаточно внедрить “1С:Управление торговлей”, “1С:Бухгалтерия”, и отраслевые специализированные решения, интегрированные в единый информационный контур. Крупным оптовым поставщикам при продажах со складов и фирмам, имеющим несложное производство, работающее без заказов «на склад», а также крупным сервисным компаниям, ERP не требуется, оптимальным будет внедрение продукта “1С:Комплексная автоматизация”.

Существует ряд компаний, которые уже внедрили дорогие и сложные ERP решения западных (SAP, Oracle, Axapta и др.) или российских (Парус, Галактика и др.) разработчиков. Есть ли им смысл в современных российских условиях переходить на 1С ERP – это тема отдельной дискуссии.

Рассмотрим наиболее типичные исходные варианты уровня автоматизации при внедрении ERP на средних и отчасти на крупных производственных и производственно- торговых предприятиях.

Переход на ERP – возможные альтернативы

 Рассмотрим конкретные ситуации. На предприятии уже есть система управления, которая включает одну или несколько программ, с помощью которых руководство и подразделения ведут регламентированный, управленческий и оперативный учёт. Это, вероятнее всего, «1С: Управление производственным предприятием» (далее -УПП), или же «1С: Бухгалтерия предприятия» вместе с набором прикладных программ различного назначения от 1С (Зарплата и управление персоналом – далее ЗУП, Управление торговлей – далее УТ). Возможна интеграция с программами других вендоров (офисные продукты Микрософт, разные решения для CRM, документооборота). Встречаются и локальные разработки на различных платформах, включая 1С.

В линейке продуктов фирмы 1С УПП является в некоторой степени аналогом 1С ERP. Этому программному продукту уже около 15 лет. УПП изначально создавалась как универсальное решение для любого вида бизнеса, будь то производство, торговля, услуги. До появления 1С ERP в 2013 году программа была лидером продаж и внедрений в России как ERP решение: по данным сайта buh.ru – более 9000. И ещё сегодня она продолжает «трудиться» на значительную часть российских компаний. Но в 2018 года фирмой 1С было принято решение о снятии УПП с продаж, с января 2020 года 1С подняла стоимость техподдержки примерно в 2 раза, а в 2026 году обещает снять программу с техподдержки.

Преимущества ERP

На самом деле, УПП имеет принципиальные отличия от ERP. Ведь УПП в первую очередь предназначена для отражения операций регламентированного учёта, а ERP построена на принципе первичности оперативного управления. В ERP Регламентированный учёт транслируется на основании правил соответствия видам операций. С определёнными оговорками можно сказать, что в УПП всё «крутится» вокруг бухгалтерии, а в ERP – вокруг отражения плана и факта операций основного (закупки, производство и продажи продукции), вспомогательных и иных процессов предприятия.

Важный фактор в пользу ERP – она имеет механизм формирования полноценной управленческой модели, расширенные возможности создания модели и управления процессами подсистемы бюджетирования, а также финансового анализа. В то время как в УПП имеется сильно упрощённый механизм бюджетирования, не смотря на его существенную важность в общей цепочке управления.

Важный плюс ERP – для её внедрения с учётом особенностей и специфики предприятия в большинстве случаев нужны не программисты, а методологи. ERP имеет функционал «с запасом», который предусматривает большую часть потребностей производственного предприятия и требует лишь грамотной настройки.

Немалое количество компаний в России использует «лоскутные» системы. «Лоскутная» система – это набор программ на различных платформах от разных производителей, которые требуют достаточно сложного «клея» для интеграции. Развитие такой «комплексной» системы, как правило, требует привлечения эксклюзивных и недешёвых специалистов. Руководство напрягает низкая оперативность и сложность получения пакета отчётов для принятия управленческих решений по единым стандартам. В такой системе постоянно присутствуют риски ошибок, потери данных при обмене, что, в конечном итоге, может привести к финансовым и репутационным издержкам.

Похожая ситуация возникает с использованием программ собственной разработки, разработок приглашённых программистов или продукции небольших IT фирм. В таких случаях есть серьёзные риски, связанные с сопровождением, обновлением, а порой и потерей возможности техподдержки и доработки программы, в случае ухода «эксклюзивного» специалиста или компании.

Существует ещё одна, довольно большая «категория» предприятий, где внедрение ERP прошло неудачно или было остановлено (система не используется или используется частично). Они стоят перед выбором: оставить всё как есть или найти возможности получить качественное внедрение.

Какие альтернативы?

В этой непростой ситуации для определенных выше категорий российских компаний можно выделить следующие три альтернативы, связанные с автоматизацией:

1. Ничего не менять.
2. Продолжать развивать существующую систему.
3. Переходить на ERP.

Рассмотрим каждый вариант.

Вариант 1: Ничего не менять

Для обоснования данного решения компании обычно имеют следующие аргументы:

1. Нас всё устраивает;
2. Нам не до внедрений – у нас другие приоритеты задач и развития;
3. Мы не готовы финансово;
4. Мы решили отложить все перемены пока в стране (отрасли) продолжается кризис.

Аргумент 1. Конечно, вполне возможно у компании действительно дела идут неплохо, система автоматизации работает успешно и IT консультанты справляются со своей задачей.

Но такой ответ может быть и отговоркой. Тогда актуальны варианты 2 и 3, возможно и 4.

Аргументы 2 и 3. Ситуация в компаниях, особенно сейчас, в кризис, объективно может быть очень сложной. И речь может идти о выживании компании. Но причина отказа от внедрения ERP во многих случаях скорее не в приоритетах и не в деньгах. Всё время руководителей занимает решение различных проблем, связанных с «текучкой», деньгами, планированием, производством и реализацией продукции, персоналом и т. п. Они не всегда понимают, что грамотно решить эти проблемы можно только за счёт выхода на более высокий уровень развития предприятия, умной автоматизации в том числе. Стратегия тотальной экономии мало чего даст для решения скопившихся проблем. И выживать бизнесу нужно грамотно, с его выходом на новый уровень. А деньги на качественное развитие нужны не такие уж огромные, возможна бюджетная для начала модель перемен. Более подробно об этом – в последнем разделе статьи.

Аргумент 4. В кризисный период, если персонал компании загружен меньше, чем в период «горячей страды», сам бог велел занять руководителей и менеджмент оптимизацией рабочих процессов, а рядовых сотрудников – обучением.

Вариант 2: Продолжать развивать существующую систему

По данному решению компании обычно выдвигают следующие аргументы:

1. Наше руководство эта система устраивает;
2. Переход на новую систему нам не потянуть финансово;
3. Наша бизнес модель имеет ряд уникальных особенностей, существующая система автоматизации их в полной мере учитывает. Есть риск «слабости» функционала ERP, адекватного нашей модели или отсутствия такого функционала.
4. Переход на новую систему связан со столь значительными переменами (организационными, кадровыми и т. п.), что лучше не начинать;

В определённой мере, все эти аргументы «одного корня». Причины этих возражений схожи с указанными в п.1 причинами: всё оставить как есть, ничего не менять. Кроме того, в условиях проблем в экономике, да и сейчас, в кризис, есть 3 существенных обстоятельства подождать с ERP и, если есть необходимость, развивать существующую систему:

• ERP достаточно дорогая система, стоимость грамотного внедрения начинается от 1,5 млн. рублей, а иногда достигает 8-10 млн.;
• ERP достаточно сложная в эксплуатации система, предъявляющая повышенные требования к отлаженности бизнес процессов, качеству системы управления компании и уровню подготовки как руководителей, так и персонала;
• В некоторых случаях редкого и сложного производства внедрённая ERP система будет решать задачи предприятия хуже, чем программа, написанная и настроенная ТОЧНО под процессы и систему управления предприятием.

Какой напрашивается вывод? Всё хорошо в меру. Если УПП, например, работает стабильно, методически грамотно настроена и доработана под основные необходимые функциональные блоки предприятия, потребности пользователей и, главное, люди к ней привыкли, не стоит её менять на ERP. Это экономически невыгодно.

УПП даже при капитальной доработке не станет ERP. Но можно дать УПП на какое-то время «вторую жизнь».

И забыть про ERP?

Нет. Компания должна технологически и организационно перерасти возможности УПП чтобы переход на ERP стал объективно необходимым.

Всё то же самое можно сказать и про «самописку», и про связанный набор различных программ.

Вариант 3: Постепенно переходить на ERP

Здесь необходимо учитывать следующие исходные ситуации и варианты внедрения:

1. Компания переходит на ERP со стабильно работающей, отлаженной, но устаревшей системы УПП;
2. Компания переходит на ERP с «лоскутной» системы, работающей на специализированных локальных решениях или с самописной системы;
3. Компания пытается перезапустить неудачный проект внедрения ERP;
4. Компания внедряет систему на 1С ERP практически с нуля.

Первый вариант развития событий

1й путь – вроде всё просто. Фирма 1С разработала руководство для пользователей по переходу с типовой конфигурации УПП на типовую конфигурацию ERP. Также пользователи могут при помощи входящего в поставку ERP помощника перехода перенести в новую информационную базу нормативно-справочную информацию и начальные остатки. Но в руководстве есть важное замечание – в случае переноса остатков из программы, имеющей существенные доработки, может потребоваться разработка индивидуальных вариантов перехода. И главное, УПП и ERP имеют разные принципы ведения документов и разную логику работы функционала. Это значит, что без моделирования работы предприятия, тщательного изучения описания рабочих и бизнес процессов в большинстве случаев не обойтись. Для переноса модели УПП, тонкой настройки ERP и, если надо, доработки ERP нужны будут грамотные аналитики и системные архитекторы. Общая схема перехода примерно такая:

• Провести матричное моделирование бизнеса: изучить все основные процессы и выстроить их в логическую систему «как есть» с оценкой целесообразности изменений.
• Проанализировать созданную модель работы предприятия, модели бизнес процессов на их соответствие методической документации и на предмет «узких мест». Если надо, совместно доработать методическую основу.
• Зафиксировать разнообразные мелкие и крупные проблемы предприятия. Системно проанализировать их, «найти их корни» в модели бизнеса. Запланировать способы решения.
• Проанализировать систему управления процессами. Там, где надо, запланировать перемены в системе принятия решений, контроле и отчётности.
• Разобраться, где компания теряет деньги и время. Определить резервы развития. Предложить варианты оптимизации.
• Смоделировать в ERP системе доработанную структуру и логику работы, выбрать вместе с заказчиком на контрольных примерах оптимальные функциональные соответствия.
• Далее – свести результаты анализа и согласованные решения в «концепт», комплексный план, вместе с заказчиком разработать проект перехода, заложить в него риски. Сформировать команду внедрения
• Начать реализацию плана совместными усилиями. Подвести компанию к готовности к внедрению ERP.

И только после всех этих этапов, после тщательной работы без спешки и мелочной экономии, можно преступить непосредственно к настройке и установке программного решения.

Конечно, для предприятий с хорошо оптимизированной бизнес-моделью и грамотной гибкой системой управления возможно использовать другую технологию внедрения, по методу Agile / Scrum, методу спиральной или инкрементной модели или использовать наиболее подходящую «смесь» методик. Но сути изложенного выше подхода к внедрению это не меняет.

Второй путь

2й путь. Описывать преимущества ERP перед «лоскутной» системой или «самописной 1-эской» всё равно что сравнивать современный компьютер на 8 ядерном процессоре с агрегатом на Pentium 5 20-ти летней давности. Правда есть одно важное «НО». Внедрение должно происходить под девизом: сохранение лучшего из старого, отказ от худшего из нового. Это правило означает, что не следует менять сразу всё без исключения под флагом глобальных перемен. Необходимо сохранять программные решения, которые устраивают компанию, интегрировать их с ERP. Внедрять, напротив, нужно те функциональные блоки ERP, которые превосходят старый софт по результативности и реально будут двигать компанию и бизнес вперёд.

Например, если старая система управления производственным контуром предприятия – MES (manufacturing execution system) работает стабильно, методически грамотно настроена и доработана, то не стоит её полностью менять на ERP модуль. Существует отработанная технология интеграции через автоматический или «ручной» обмен данными.

Третий путь

3й путь. Компания вложила в ERP огромные деньги, система как-то работает, но пользы, отдачи, практически нет, или совсем мало. Или того хуже, внедрение состоялось лишь частично, некоторые структурные подразделения предприятия (кадры, ремонт, продажи) работают без ERP. В других подразделениях система работает совсем не так, как надо. Кроме того, программа местами имеет сложный и неудобный функционал, который очень трудно приспособить под реальную работу предприятия. Да ещё со сбоями и непонятными ошибками.

Сотрудники игнорируют такую ERP, предпочитая делать всё в Excel, старой 1С программе или даже вручную.

К сожалению, такие результаты внедрения ERP в России и мире не редкость. По ERP решениям процент неудачных внедрений один из самых высоких в IT отрасли, по некоторым оценкам – 60-70%.

Можно сформулировать главные условия не только внедрения ERP, а грамотной автоматизации для любой компании:

1. Компания должна экономически, финансово, технологически, организационно, по уровню кадров и управления созреть, быть готовой «надеть и носить ERP». Система должна быть объективно нужной и полезной компании, соответствовать потребностям бизнеса. На наш взгляд, это – ключевое условие.
2. Собственники, руководство и менеджмент компании должны активно и заинтересованно участвовать в процессе внедрения, на всех этапах. ERP имеет структуру и логику работы, напрямую связанную с системой управления, рабочими и бизнес процессами предприятия. Программа может и должна быть настроена под потребности, особенности и специфику работы на всех уровнях, от генерального директора до оператора.
3. Внедрённая ERP система сама по себе не решит проблем, она не может управлять и контролировать. Система – просто мощный инструмент в умелых и заинтересованных руках. Собственники бизнеса и весь персонал компании должны приложить определённые (для некоторых – значительные) усилия в обучении эффективному использованию возможностей системы.

Четвертый путь

4-й путь актуален без альтернативы в случае организации нового достаточно большого и сложного производства «с нуля». Рекомендуем в этом случае технологию комплексного моделирования непосредственно в ERP. Безусловно, необходимы совместные тесные усилия руководителей компании и внешних консультантов, аналитиков чтобы на основании корпоративной стратегии, модели, политик, положений подготовить пакет регламентирующих документов, методик, инструкций использования ERP.

Главная альтернатива 2022-го года

Конечно, реальная ситуация в значительной части российского бизнеса объективно может быть очень сложной, особенно сейчас, когда в экономике продолжается кризис. Все мысли руководителей многих предприятий среднего уровня и большинства мелких направлены на банальное выживание за счёт тотальной экономии. В этом состоянии, как правило, руководителям очень сложно найти выход из «замкнутого круга» текущих проблем, связанных с финансовым и производственным планированием, реализацией продукции, персоналом и т.п.

Необходимо понять, что грамотно решить большинство проблем предприятия и выйти на новый уровень развития возможно только за счёт перевода бизнеса на более прогрессивную модель и качественно более высокий уровень управления им.