Оцените документооборот своей компании
Оцените документооборот своей компании. Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов, решаемой с помощью эффективной системы документооборота.
Документооборот — это движение документов от этапа их создания/получения до передачи адресату или на хранение.
Документы необходимы для деятельности организации, а не просто ценны сами по себе, – вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы нужно хранить так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти.
Кроме того, работа с документами не должна скатываться в бюрократию, при которой подписание любого документа затягивается на длительное время из-за множества этапов согласования.
Основная цель налаженного документооборота в организации заключается в обеспечении такого состояния работы с документами, при котором каждый сотрудник может в любой момент времени без особого труда получить необходимые документы и нужную информацию.
Для оценки эффективности документооборота компании используют такую характеристику, как маршрут движения.
Задача любого документооборота — оптимизировать маршрут движения документа так, чтобы документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее.
Для эффективной организации документооборота в компаниях обычно принимаются следующие меры:
- сокращаются этапы согласования документа. В некоторых организациях документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя, что значительно увеличивает время исполнения документа, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;
- ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения. Реестр входящих, исходящих и прочие меры учета, которые увеличивают работу секретарю. Но в этом случае очень велико влияние человеческого фактора, т.к. если секретаря отвлекли, какой-то документ окажется невнесенным в реестр.
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок, недовольству клиентов, может быть даже к штрафным санкциям и неустойкам.
Если в вашей организации каждый сотрудник работает с документами так, как считает нужным, процесс обработки может затянуться надолго и приведет к тому, что документы утратят свою актуальность.
Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, вы можете контролировать и связанный с ними бизнес–процесс.
Сейчас об оценке эффективности того или иного рабочего процесса вспоминают чаще всего только перед внедрением программного обеспечения, призванного этот процесс автоматизировать.
Если документооборот вашего предприятия разросся настолько, что нужный документ вся фирма сообща ищет полдня, а вторую половину дня сотрудники заняты разработкой, распечатыванием и подписанием новых документов – это значит, что бумажная волокита у вас достигла своего критического максимума и развивать бизнес некому – все заняты оформлением документации.
Каким образом можно провести оценку документооборота, чтобы найти слабые места и улучшить весь процесс?
Предлагаемый ниже опросник поможет Вам оценить, насколько эффективно организован документооборот в вашей компании:
Опросник по оценке организационных рисков
Организационный риск связан с недостатками в организации труда.
Пожалуйста, ответьте на вопросы и оцените вероятность наступления организационного риска как следствия нерационально организованной работы с документами
Ответ ДА – 1 балл. Скорее ДА – 0,5 балла Ответ НЕТ – 0 баллов.
| № | Факторы риска | да/нет |
| 1 | Руководитель своевременно получает актуальную информацию о занятости сотрудников и эффективности их труда. | |
| 2 | Существенная часть распоряжений руководителя выполняется точно в срок. | |
| 3 | Информация о возможном нарушении срока исполнения поступает контролирующему лицу заранее, что дает возможность предпринять конкретные действия. | |
| 4 | Работа с документами не проваливается в бюрократию, нет лишних этапов. | |
| 5 | Сотрудники лишены возможности бесконтрольно списывать рабочее время на избыточные операции с документами. | |
| 6 | Поиск любого документа, как в бумажном, так и в электронном виде, занимает не более трех минут. | |
| 7 | По каждому документу доступна информация о том, кто и когда его создал, редактировал, согласовывал, утвердил, получил/отправил. | |
| 8 | Документы проходят процедуру согласования точно в установленный срок. | |
| 9 | В процедуре согласования документов участвуют только те сотрудники, которые имеют отношение к существу решаемого вопроса. | |
| 10 | Все документы организации составляются по единому корпоративному стандарту. | |
| 11 | Ошибки при подготовке документов (пресловутый “человеческий фактор”) сведены к минимуму. | |
| 12 | Хранение и учет бумажных документов происходит без затруднений и без существенного увеличения занимаемой архивом площади. | |
| 13 | Увольнение сотрудника происходит без потери документов, контактов, сведений. | |
| 14 | Рабочие процессы протекают непрерывно, даже при отсутствии вовлеченных в них ключевых сотрудников (болезнь, отпуск). | |
| 15 | Поломка компьютера сотрудника происходит без потери важной для компании информации. | |
| 16 | Информация надежно защищена от несанкционированного доступа. Риск доступа сотрудника к материалам, которые он видеть не должен в свете занимаемой должности, сведен к минимуму. |
Обработка результатов
Оценка риска производится по итогам ответов на 16 вопросов.
| Величина риска | Градация риска | Характеристика риска |
| 13,5–16 | Минимальный | Отсутствуют негативные факторы в организации работы с документами, влияющие на эффективность деловой деятельности компании. Документооборот организован на достаточно высоком уровне. |
| 9–13 | Умеренный | Умеренное количество негативныхфакторов в организации работы с документами влияет на эффективность деловой деятельности компании. Есть умеренная вероятность наступления отрицательных последствий. Возможные финансовые потери до 20% ФОТ. Ситуация управляемая, поддается контролю. |
| 4,5–8,5 | Высокий | Значительное количество негативных факторов в организации работы с документами влияет на эффективность деловой деятельности компании. Высока вероятность наступления отрицательных последствий для компании. Ситуация мало управляемая. Высокий уровень влияния “человеческого фактора” на качество деловых операций. Документооборот содержит критичные ошибки, которые могут повлечь за собой финансовые потери в размере: Административные штрафы по статье 13.25 КОАП РФ,Потеря до 50% ФОТ из-за низкой эффективности использования рабочего времени. |
| 0 – 4 | Критичный | Максимальное количество негативных факторов в организации работы с документами снижает эффективность деловой деятельности и тормозит всю работу в компании. “Человеческий фактор” имеет определяющее воздействие на деловые операции. Документооборот содержит критичные ошибки: дублирование документов, невозможность быстрого поиска документов, превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени, ошибки в документах. Финансовые потери: Административные штрафы по статье 13.25 КОАП РФ,Потеря до 70% ФОТ из-за низкой эффективности использования рабочего времени. |
В случае высокого и критичного уровня риска деятельности вашей компании из-за плохо отлаженного процесса документооборота, вам пора задуматься о приобретении системы 1С:Документооборот.
1С:Документооборот является ECM-системой (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким функционалом для управления документами, бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников. Система включает в себя целый комплекс инструментов для автоматизации совместной работы, процессного учета и управления, управления проектами в организации, в том числе и в режиме удаленного формата. Размер вашего бизнеса, юридическая форма или отраслевая принадлежность для работы системы совершенно не важны, она легко настраивается и адаптируется под задачи любой организации.
Программа позволяет автоматизировать абсолютно все процессы работы с документами, при этом часть процессов система выполняет сама. Так, например, при работе с договорным документами, составляющими основную часть документооборота любой организации, программа не только поддерживает главные процессы договорной работы, но и сама продлевает договоры (если это предусмотрено), контролирует сроки договоров и передачу документов на подпись контрагенту.
При работе с контрагентами система позволяет:
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач, высвободив, тем самым, рабочее время ваших сотрудников;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Работа с документацией в системе организована в соответствии со всеми актуальными требованиями российского законодательства и национальных стандартов. Все шаблоны документов в системе обновляются автоматически.
В программе ведется автоматический учет и контроль всей входящей, исходящей корреспонденции, а также внутренних документов от создания проекта документа до его утверждения. Это значит, что вашим секретарям и документоведам не нужно создавать отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции и вручную туда все вносить.
1С:Документооборот легко объединить с другими решениями 1С:Предприятия, обеспечив автоматическую синхронизацию данных, избавив сотрудников от необходимости переключаться между программами и повторно вводить данные, что опять же позволит сэкономить время на рутинной работе.
Благодаря подключенной к Документообороту Системе взаимодействия пользователи системы с легкостью могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио и видеоконференции, вести контекстные обсуждения по поводу конкретных объектов Документооборота, в частности по отдельным документам, мероприятиям и т.д.
“1С:Документооборот” автоматически распознает изображения и PDF и переводит их в текстовый формат для последующей работы и полнотекстового поиска. Дополнительная программа для реализации этой возможности входит в комплект поставки и не требует дополнительной оплаты.
Очень важным является тот факт, что программа поддерживает работу одновременно с несколькими провайдерами электронной подписи. Вы можете электронной подписью подписать документ, резолюцию, визу согласования, один или несколько файлов и т.д. и зашифровать любой файл прямо в программе.
«1С:Документооборот 8» поддерживает все этапы прохождения документов, установленные Государственной системой документационного обеспечения управления. В поставку включены 12 шаблонов типовых процессов:
- Исполнение;
- Согласование;
- Утверждение;
- Регистрация;
- Рассмотрение;
- Обработка входящего документа;
- Обработка исходящего документа;
- Обработка внутреннего документа;
- Комплексный процесс.
Это значит, что в программе ведется учет и контроль всех входящих, исходящих, внутренних документов от создания проекта документа до его утверждения. Это могут быть: письма, обращения граждан, приказы, распоряжения, инструкции, кадровые документы, договоры, акты, документы технического характера, спецификации, проектные материалы и другие виды документов. Вам и вашим сотрудникам больше не придется думать о том, как оптимизировать процесс документооборота, какие еще составить регламенты, чтобы все исполнялось точно и в срок, чтобы нужный Вам документ можно было открыть сразу, как только возникла в нем необходимость.
Программа выпускается в разных конфигурациях, по общему правилу:
- организациям с несложным документооборотом подойдет 1С:Документооборот ПРОФ;
- 1С:Документооборот КОРП приобретают владельцы среднего и крупного бизнеса;
- 1С:Документооборот для государственных учреждений предназначен для бюджетных организаций и органов государственного управления.
«1С:Документооборот 8» эффективно оптимизирует работу с документами в любой организации, избавив ваших сотрудников от бумажной волокиты и будет способствовать созданию эффективной среды управления и взаимодействия всех подразделений вашей организации.
Оцените документооборот своей компании
Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов, решаемой с помощью эффективной системы документооборота.
«1С:Документооборот 8» эффективно оптимизирует работу с документами в любой организации, избавив ваших сотрудников от бумажной волокиты и будет способствовать созданию эффективной среды управления и взаимодействия всех подразделений вашей организации.
Другие новости
