Как внедрить 1С и не разориться

«1C:ERP Управление предприятием» – это эффективное решение для автоматизации крупного и среднего бизнеса на современной платформе «1С:Предприятие 8». Как внедрить их в свой бизнес и не разориться, давайте разбираться.

Если вы – руководитель среднего или крупного бизнеса, то у вас на предприятии или уже внедрена, или вы собираетесь приступить к внедрению, система «1C:ERP Управление предприятием».

«1C:ERP Управление предприятием» предназначена для хранения и обработки большого объема данных, позволяет связать все информационные ресурсы предприятия в единую информационную среду, более грамотно распределить производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения на основе актуальных данных.

Благодаря встроенным модулям ERP-системы можно планировать и оптимизировать все виды ресурсов – финансовые, материальные, человеческие, временные и др.

Использование «1C:ERP Управление предприятием

позволяет предприятиям среднего и крупного бизнеса максимально эффективно автоматизировать:

• процессы управления производством;
• управление продажами;
• систему документооборота в компании;
• управление закупками и запасами;
• управление персоналом и расчет заработной платы;
• процессы управления финансами и бюджетированием;
• системы учета и отчетности в компании.

Если вы решили автоматизировать бизнес-процессы своей организации с помощью «1С:ERP», то должны знать, что многие проекты по внедрению «1С:ERP» проводятся неэффективно: не укладываются в бюджет и не дают желаемых результатов, хотя система «1С:ERP» качественная и конкурентоспособная, а платформу «1С:Предприятие 8» вообще называют одним из образцовых инструментов для построения бизнес-приложений.

В зависимости от сложности внедряемого решения его внедрение может быть выполнено несколькими способами.

Самостоятельное внедрение 1С

Простые прикладные решения, предназначенные для индивидуального использования или для эксплуатации в небольших организациях, могут быть внедрены самостоятельно, т.к. в этом случае требуется лишь минимальная первоначальная настройка и перенос или ввод начальных данных, которые имеются в прежней учётной системе. Все эти процессы подробно описаны в документации к прикладному решению и могут быть выполнены самим пользователем или сотрудниками IT-отдела организации.

Внедрения с помощью партнеров 1С

Внедрение с помощью партнеров фирмы 1С – это стандартный случай. Таким образом внедряются сложные прикладные решения, а также решения, в которых должны быть учтены особенности деятельности конкретного предприятия или специальные пожелания заказчика. 

Поиск партнера для внедрения 1С

Для выбора партнера, выполняющего внедрения, можно воспользоваться списком партнеров фирмы 1С, который имеет классификацию по регионам и городам.

Внедрение большой информационной системы предъявляет повышенные требования по сравнению с небольшим или средним внедрением. Информационная система масштаба предприятия должна обеспечивать нужную производительность в условиях одновременной работы большого количества пользователей.

При внедрении ERP-системы следует принимать во внимание, что это проект, поэтому ко всем этапам внедрения применимы положения проектного менеджмента: от инициации проекта и создания проектной команды до начала эксплуатации.

Проект состоит из стадий, это значит, что успех всего проекта зависит от успеха каждой стадии в отдельности.

Подготовка к внедрению ERP начинается с постановки стратегических целей. Определение стратегических целей ложится целиком и полностью на ваши плечи, как заказчика, потому что именно вы знаете стратегию развития своего бизнеса, и команда по внедрению будет исходить именно из ваших пожеланий. От того, какие цели вы поставите, будет зависеть построение всего плана внедрения «1С:ERP». Вместе с исполнителем вы должны оценить готовность подразделений предприятия к изменению рабочих процессов и запуску системы, а также решить, какие функциональные блоки ERP необходимо внедрять, в какой последовательности и с каким приоритетом.

Именно на этапе подготовки к внедрению вы определяете сотрудника/сотрудников, ответственных с вашей стороны за внедрение, и создаете все возможности для команды подрядчика максимально изучить особенности вашей организации.

Среднее время внедрения «1С:ERP» — год, но для разных компаний эта цифра варьируется от 3 месяцев до 3 лет. Не в ваших интересах растягивать срок внедрения и увеличивать бюджет, значит именно на этом этапе вы четко формулируете цели, для чего вам нужно внедрение. Формулировка целей, задач, дедлайнов требует документального сопровождения: сформировать приказ о начале работ, утвердить устав проекта, план-график и т.д. Эти мелкие и не очень операции зачастую затягиваются именно заказчиком. Чтобы избежать этого, проверьте, насколько эффективен порядок согласования документов в вашей организации: может быть стоит ввести лимит на внесение исправлений?

Что вы должны сделать как заказчик внедрения:

– обеспечить доступ к информации команде по внедрению. Составьте список своих требований к системе и внутренние документы для анализа (отчёты, регламенты, базы данных), это сэкономит время обеим сторонам. Отвечать на все вопросы команды по внедрению следует наиболее полно и своевременно, чтобы они не теряли время в поисках дополнительной информации;

– по мере надобности корректировать свои ожидания, прислушиваясь к советам исполнителя: убирать избыточный функционал, реалистично оценивать, что в программе действительно необходимо, а что лучше заменить аналогами, доработать позже или вовсе убрать.

– своевременно все согласовывать и не забывать о лимите на внесение правок, чтобы не затягивать процесс.

На этапе проектирования вам нужно предварительно изучить программу.Даже базовое представление о функциональности системы сразу снимает массу вопросов, чтобы вы не требовали от исполнителя того, что в этой системе в принципе не предусмотрено.

На этапе разработки почти вся ответственность за эффективность этапа лежит на исполнителе. Но в сложных проектах внедрения этот этап может быть самым длинным. Как осуществлять контроль за ходом выполнения работ и не увеличить срок выполнения работ и бюджет проекта?

Исполнитель обязан регулярно отчитываться о ходе работ, в ваших интересах внимательно читать все эти отчеты и отслеживать реальные результаты. Просите исполнителя как можно чаще показывать промежуточные версии системы, чтобы сразу видеть направление работы и корректировать требования.

Опытно-промышленная эксплуатация

Когда проект близок к завершению, нужно быть особенно внимательным.

Вы должны помнить, что для ваших сотрудников необходимо обучение работе с системой. Исполнитель организует обучение и составит инструкции, а вот мотивировать ваших сотрудников на обучение должен руководитель организации заказчика. Люди всегда сопротивляются изменениям, нужно заранее продумать организацию процесса обучения так, чтобы ничего не переносить, потому что занятие будет не одно, да и в дальнейшем в любом случае потребуются уточнения и техническая помощь. Чем лучше ваши сотрудники обучатся сейчас, тем меньше вы будете обращаться за консультациями в процессе работы после запуска системы. Значит вы сэкономите деньги на обращениях в техподдержку.

Организуйте собственную службу поддержки для типовых обращений и обучения вновь принятых на работу сотрудников из тех работников, которые активно осваивают систему на этапе опытной эксплуатации, первыми проходят обучение и перенимают знания у внедренцев. По окончании проекта группа не распускается, а берет на себя внутреннее сопровождение и решает несложные задачи поддержки.

При правильном выполнении всех этих условий вы получите эффективно работающую систему. Однако часто бывает, что ошибки во внедрении системы могут привести к тому, что вы потеряете время и деньги на систему, которая не даст нужных вам результатов.

Основной причиной этих ошибок, которые ведут к увеличению бюджета проекта, к затягиванию сроков внедрения и даже к тому, что система банально не запустится, называют, по большей части, недостаточную квалификацию команды по внедрению.

Подготовка специалистов по внедрению – очень дорогое мероприятие: нужно перестать использовать сотрудника и временно не получать прибыль от его работы, оплатить дорогие курсы и продолжать выплачивать зарплату в этот период. Такие затраты могут позволить себе далеко не все фирмы, которые предлагают свои услуги по внедрению.

А у заказчиков проекта по внедрению 1C:ERP нет эффективного способа оценки качества проекта на этапе его продажи. Качество проекта на этом этапе оценить невозможно, можно оценить только качество плана проекта и уровень проектной команды. Но и для такой оценки у заказчика должна быть очень высокая экспертная квалификация и в управлении проектами, и во внедряемой системе, этого, естественно, у заказчика нет, поэтому оценить уровень квалификации команды по внедрению вам, как руководителю предприятия, будет сложно.

В полной мере вы можете только проанализировать цену различных предложений, и, не обладая компетенциями по выбору лучшего предложения по совокупности критериев, он выбирает подрядчика по минимальной стоимости проекта. В итоге у подрядчиков пропадает стимул делать проекты качественнее, и они стремятся снижать цены и себестоимость проектов, т.е. перестают адекватно готовить своих специалистов и проектные технологии.

Фирма 1С особое внимание уделяет наличию подготовленных специалистов у партнеров, занимающихся внедрением ERP-систем. Клиенты, которые приобретают «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление производственным предприятием» подписывают заявку, в которой содержится предупреждение о том, что внедрение этого программного продукта рекомендуется поручать опытным партнерам, имеющим аттестованных по системе программ «1С:Предприятие 8» специалистов и статус «1С:Центр компетенции по ERP-решениям» («1С:Центр ERP»)».

При этом статус «1С:Центр ERP» означает наличие у партнера компетенций по ERP-решениям фирмы «1С» для управления предприятием, в том числе: наличие специалистов по всем подсистемам, консультантов, сертифицированных руководителей проектов, наличие успешных внедрений, система менеджмента качества в соответствии с ISO 9001. Партнер со статусом «1С:Центр ERP» имеет право на регулярные продажи ERP-решений фирмы «1С» клиентам, на проведение внедрений, а также на курирование проектов, ведущихся другими партнерами.

Все вышеперечисленное значит, что для успешной реализации проекта внедрения «1C:ERP Управление предприятием» вам нужно выбрать профессионального исполнителя, фирму с опытом множества успешных внедрений, с отзывами довольных клиентов, с наличием высококвалифицированных сотрудников, чьи компетенции подтверждаются соответствующими сертификатами 1С. В этом случае вы получите внедрение системы точно в срок, в соответствии со всеми вашими пожеланиями и с учетом всех особенностей вашего бизнеса.

Как внедрить 1С и не разориться

«1C:ERP Управление предприятием» – это эффективное решение для автоматизации крупного и среднего бизнеса на современной платформе «1С:Предприятие 8», но ошибки во внедрении системы могут привести к тому, что вы потеряете время и деньги на систему, которая не даст нужных вам результатов.

Для успешной реализации проекта внедрения «1C:ERP Управление предприятием» вам нужно выбрать профессионального исполнителя, фирму с опытом множества успешных внедрений, с отзывами довольных клиентов, с наличием высококвалифицированных сотрудников, чьи компетенции подтверждаются соответствующими сертификатами 1С. В этом случае вы получите внедрение системы точно в срок, в соответствии со всеми вашими пожеланиями и с учетом всех особенностей вашего бизнеса.