Вернуться к списку новостей

«1С:Документооборот 8»: лучшее решение для оптимизации вашего документооборота

За день до приобретения «1С:Документооборот 8»

Итак, документооборот вашего предприятия разросся настолько, что нужный документ все сотрудники ищут полдня, а вторую половину дня они заняты разработкой, распечатыванием и подписанием новых документов – это значит, что бумажная волокита у вас достигла своего критического максимума и развивать бизнес некому – все заняты оформлением документации.

Рабочие дни менеджеров по продажам начинаются, продолжаются и заканчиваются тем, что они усиленно чистят свои почтовые ящики, удаляя старые письма от клиентов, так как почтовые ящики переполнены, новые заявки не приходят, клиенты по договорам в работе обижаются, что на их письма с вопросами никто не отвечает, входящая корреспонденция теряется.

Руководитель отдела продаж случайно оставила у автомата с кофе приказ о премировании менеджера Ивановой и теперь пришедшие следом за ней за кофе остальные менеджеры обсуждают, за что это Ивановой решили выдать премию, если все остальные в отделе продаж работают, как водится, лучше, дольше, веселее.

Секретарь директора ненавидит системного администратора, потому что в тот самый момент, когда нужно было срочно распечатать и занести на подпись документ после очередных (в 15-ый раз) правок, принтер выдал системную ошибку и ушел в незаслуженный отпуск.

Юрист самоустранилась даже раньше принтера, прокричав, что она не будет составлять по 25 раз один и тот же договор для работы с юрлицами, т.к. она уже составляла этот договор (и не раз) и не ее вина, что отдел по работе с корпоративными клиентами все время все теряет.

Директор написал на приказе о проведении семинара по обучению сотрудников «К исполнению» и чьи-то фамилии, теперь никто не помнит – чьи, потому что сам приказ безвозвратно утерян секретаршей, пребывающей в печали из-за нелояльного поведения принтера. Те, чьи фамилии были написаны на приказе, все прекрасно помнят, но сдаваться не собираются, так как предпочитают получить процент за обработку новых заявок, а не тратить время на обучение новоприбывших (там не заплатят).

Все понимают, что необходимость в наведении порядка в работе с документами назрела, иначе коэффициент полезного действия сотрудников организации упадет до нуля.

Приобретаем «1С:Документооборот 8»

Самым верным решением для оптимизации работы с документами является приобретение Системы 1С Документооборот.

1С:Документооборот является ECM-системой (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким функционалом для управления документами, бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников. Система включает в себя целый комплекс инструментов для автоматизации совместной работы, процессного учета и управления, управления проектами в организации, в том числе и в режиме удаленного формата. Размер вашего бизнеса, юридическая форма или отраслевая принадлежность для работы системы совершенно не важны, она легко настраивается и адаптируется под задачи любой организации.

Программа позволяет автоматизировать абсолютно все процессы работы с документами, при этом часть процессов система выполняет сама. Так, например, при работе с договорным документами, составляющими основную часть документооборота любой организации, программа не только поддерживает главные процессы договорной работы, но и сама продлевает договоры (если это предусмотрено), контролирует сроки договоров и передачу документов на подпись контрагенту.

Весь функционал уже входит в приобретаемый вами комплект и дополнительной оплаты не требует, даже мобильное приложение, позволяющее работать с программой с планшетов и телефонов является бесплатным. При этом, даже находясь в командировке в труднодоступных для прогресса и интернета местах нашей необъятной Родины, вы можете работать в мобильном приложении в режиме офлайн. А когда вы доберетесь до цивилизации и ближайшего интернет-провайдера, сможете не только осуществить взаимодействие с коллегами, но и отправить им письма прямо с мобильного устройства. А если в командировку уехал сотрудник, в отношении лояльности которого у вас появились некоторые сомнения, можете просто установить ограничение на его подключение к системе через интернет. Вот вернется из командировки, докажет свою преданность фирме, тогда и возвращайте доступ.

Работа с документацией в системе организована в соответствии со всеми актуальными требованиями российского законодательства и национальных стандартов. Нормативные документы, особенно те, которые регулируют сдачу отчетности контролирующим органам, «радуют» владельцев бизнеса частыми изменениями. Для отслеживания всех изменений в законодательстве организации нужен юрист или целый юридический отдел (в зависимости от масштабов бизнеса), благодаря «1С:Документооборот 8» вы сэкономите время вашего юриста, т.к. все шаблоны документов в системе обновляются автоматически.

В программе ведется автоматический учет и контроль всей входящей, исходящей корреспонденции, а также внутренних документов от создания проекта документа до его утверждения. Это значит, что вашим документоведам не нужно создавать отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции и вручную туда все вносить.

До внедрения и после внедрения в работу предприятия «1С:Документооборот 8».

До (под общим названием «Много времени впустую»)

1. Много рабочего времени сотрудников тратится на:

–  работу с документами в целом;

– поиск нужного документа;

– согласование и подписание

2. Важные данные компании из-за общей неразберихи в бумажном документообороте могут стать известны не тому кругу лиц

3. Сложно наладить контроль над исполнением договоров, особенно если много отделов или филиалов

4. Необходимо тратить время на распределение задач по подготовке мероприятия, налаживать систему контроля отдельно по каждому мероприятию

5. Аналогично предыдущему пункту: много времени на распределение задач и ведение статистики по каждому проекту. Если проект долгосрочный, накапливается документация, осложняя поиск нужного файла

6. Разработали документ, распечатали, подписали, отсканировали, переслали, а если еще и правки внесли до подписания при общем обсуждении, тогда снова распечатали, подписали

7. Затруднена унификация документов. Тратится время на заполнение документов по шаблону. Изменились реквизиты, нужно новый шаблон по всем отделам и проследить, чтобы они не забыли этот шаблон использовать и не перепутали со старым.

После (под общим названием «Экономия времени»)

1. Удобная разработка по шаблону, хранение, учет, возможность быстрого поиска по базе – все это позволяет не терять ни нужный документ, ни лишнее время.

2. Регулирование прав пользователей (можно ограничить доступ к конкретным файлам отдельным сотрудникам)

3. Настройка задач и контроль исполнения как по отделам, так и по отдельным сотрудникам

4. Управление мероприятиями и проектами.

5. Электронная подпись позволяет передавать документ в нераспечатанном виде, при этом документ, подписанный электронной подписью, имеет полную юридическую силу.

6. Ведение электронного документооборота с контрагентами, клиентами, госорганами (если нужно) и контролирующими инстанциями. В программу встроена полноценная корпоративная почта. 

7. В системе учитываются все актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов своевременно автоматически обновляются. В программу встроена типовая методика документооборота, что позволяет вносить в имеющиеся шаблоны свои данные буквально в один клик.

В целом результат внедрения «1С:Документооборот 8» в работу предприятия можно охарактеризовать несколькими словами: порядок, удобство, скорость, безопасность.

1С:Документооборот  легко объединить с другими решениями 1С:Предприятия, обеспечив автоматическую синхронизацию данных, избавив сотрудников от необходимости переключаться между программами и повторно вводить данные, что опять же позволит сэкономить время на рутинной работе.

Благодаря подключенной к Документообороту Системе взаимодействия пользователи системы с легкостью могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио и видеоконференции, вести контекстные обсуждения по поводу конкретных объектов Документооборота, в частности по отдельным документам, мероприятиям и т.д.

Программа выпускается в разных конфигурациях, по общему правилу:

  • организациям с несложным документооборотом подойдет 1С:Документооборот ПРОФ;
  • 1С:Документооборот КОРП приобретают владельцы среднего и крупного бизнеса;
  • 1С:Документооборот для государственных учреждений предназначен для бюджетных организаций и органов государственного управления.

Если у вас остались вопросы по выбору программы, отправьте заявку на нашем сайте и наши специалисты с радостью вас проконсультируют.

«1С:Документооборот 8»: лучшее решение для оптимизации вашего документооборота

«1С:Документооборот 8» эффективно упростит и оптимизирует работу с документами в любой организации.

Остались вопросы. Звоните +7 (499) 110-70-90

Другие новости

27.01.2023
Внедрение 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)
В данном обзоре разберем ряд вопросов, которые могут возникнуть в процессе внедрения программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и наши подходы к решению этих вопросов. В частности остановимся на следующих моментах: Настройка 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) при внедрении. Начальное заполнение. Обучение персонала и...
26.01.2023
Обзор BI-системы 1С:Аналитика: как быстро и просто строить любые отчеты о работе компании
Обзор функционала и возможностей сервиса 1С:Аналитика. Построение отчетов 1С и их особенности. Интерфейс сервиса, его преимущества и применение в разных сферах. Как без рисков и издержек получить готовую аналитическую систему? В этом поможет специализированный сервис 1С:Аналитика, созданный для того, чтобы...

Оставьте заявку для консультации